+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

План график сдачи документов в архив

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе. Дорогие читатели!

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КАКИЕ НУЖНЫ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ ПРОДАЖИ КВАРТИРЫ!? Лайфхаты - Михаил Санаев

План график сдачи документов в архив

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе.

Дорогие читатели! Инфо Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Внимание Реестр описей Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.

Федеральным законом от 29 апреля года N ФЗ установлено, что срок временного хранения актов гражданского состояния увеличен с 75 до лет.

Важно Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации. Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом лицом, ответственным за архив. Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации.

Выдача документов по запросам выемка, подкладка дел, внесение записей в учетные журналы выдачи дел. Ведение каталога — комплекс работ, обеспечивающих его функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы; индексирование карточек; систематизация их по индексам и рубрикам; составление отсылочного аппарата к каталогу; усовершенствование каталога.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов или их группы , рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение. Индексирование — выбор или составление индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации каталожной карточки. В именном каталоге карточки не индексируются, а располагаются по алфавиту. Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома.

Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ. Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения. Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами.

Лист фонда может быть пересоставлен только в том случае, если он неисправимо поврежден, а также после переработки фонда или создания объединенного архивного фонда, когда ранее действовавший лист фонда перестает отражать фактическое состояние и объем фонда. При этом ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. Листы фондов нумеруются и хранятся в порядке номеров фондов и нумерации листов в папках с клапанами. В каждой папке составляется на отдельном листе заверительная надпись.

Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета — фонд, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, — в традиционных учетных документах. Учетные БД действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов и органов управления apхивным делом.

Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов. Обобщенные показатели документов централизованного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов учетных БД.

Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив проходит инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.

На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права. Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации если архив является структурным подразделением , руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива если архив является учреждением.

Совокупность страховых копий документов, хранящихся в архиве, составляет страховой фонд. Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения подлинных документов. Одновременно с созданием страхового фонда создается фонд пользования позитивные микрофильмы и микрофиши. Фонд пользования может создаваться также целевым порядком по наиболее используемым документальным комплексам путем ксерокопирования или создания копий документов на электронных носителях, обеспечивающих идентичность копии и подлинника документа.

Страховой фонд и фонд пользования создаются в порядке, установленном Федеральной архивной службой России. На основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.

Подготовленные архивами проекты нормативно-методических документов перечни, номенклатуры и др. Планирование работы и отчетность архива. В архиве составляются: годовой план работы приложение 46 , план-график приема дел в архив. На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа при личной передаче.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

Если в деле содержится переписка по нескольким крупным вопросам, документы группируются по каждому из них отдельно, а группы отделяются друг от друга разделителями. Составление и оформление описей дел. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись далее — опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Ваш e-mail не будет опубликован. Сохранить моё имя, email и адрес сайта в этом браузере для последующих моих комментариев. Трудовое право. Подготовка дел к передаче в архив выполняется в структурных подразделениях Общества.

Ответственность за качество и своевременность подготовки и передачи дел в архив несет руководитель структурного подразделения. График передачи дел в архив составляется в начале года после проведения экспертизы ценности документов Общества и согласуется с начальником службы ДОУ. Работники архива при необходимости оказывают методическую помощь структурным подразделениям в подготовке и оформлении дел для передачи их в архив. Прием дел производится работником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего документы в архив.

Уничтожение документов Уничтожение документов — это процесс ликвидации документов без возможности восстановления. Акты о выделении к уничтожению дел и документов, срок хранения которых истек приложение 2 , утверждаются генеральным директором Общества. Уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации.

Электронные документы могут уничтожаться как путем физического уничтожения носителей, так и путем переформатирования или перезаписи носителей.

Содержание: План график сдачи документов в архив План график сдачи документов в архиве План график сдачи документов в архиве без опыта 5. Сдаточным описям структурных подразделений учетные номера присваиваются по реестру описей. Реестр описей Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Мы составляем годовой план работы архива. В какие сроки нужно составлять номенклатуру дел, акты о выделении документов на уничтожение, архивные описи и т. Хранение документов — это основная функция архива, с которой неразрывно связаны все остальные. Архив и склад — это не одно и то же. Поместить документы в архив на хранение необходимо так, чтобы потом их легко можно было найти.

Условия хранения должны обеспечивать сохранность документов в течение длительного времени. Архив отвечает за принятые на хранение документы, поэтому их прием должен быть оформлен соответствующим образом. Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:.

Скачать таблицу изменений по налогам в году. Скачать таблицу изменений в трудовом законодательстве с года. Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно. Если просто вынуть дела из папок и принести — их не принимают.

Между тем, процедура передачи документов в архив описана в нормативных документах. Надо только как следует изучить их и начать использовать. В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы.

Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. Затем можно будет составить акт на уничтожение документов с временными сроками хранения.

За какие годы дела подлежат передаче в архив Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет после завершения их в делопроизводстве. Можно оформить передачу дел в архив и через год. Из-за этого будет много суеты, чтобы запрашивать их из архива.

Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив. Важно лишь учитывать, что завладение чужим движимым имуществом в процессе нападения, совершенного с угрозой применения насилия, квалифицируется не как вымогательство, а как грабеж или разбой в зависимости от характера насилия, применением которого угрожает нападающий. Тщательно изучите договор с риэлтором.

В году минимальный размер пособия по безработице в Украине будет составлять или грн, зависимо от того, к какой категории относится его получатель.

Обжалование вступивших в силу решений. Выплата полагается если: клиенту присвоена инвалидность, наступает смертельный исход. Теперь разберемся с балансовой стоимостью активов.

Так, в Москве с 1 июля года для большинства районов один куб холодной воды стоит 35,40 р. Если имеются расхождения, налоговики не примут отчет.

В компании нет архива: что за это будет и как исправить ситуацию

Ведение бухгалтерского учета напрямую связано с первичной документацией. Любая хозяйственная операция подтверждается документально. Соответственно ворох бумаг бесконечно растет и заполняет свободное пространство кабинета. Как правильно подготовить документацию к сдаче в архив, какие данные должен содержать акт приема-передачи документов в архив и зачем это нужно?

03 г. № #f. ПЛАН-ГРАФИК передачи на хранение в архив документов постоянного хранения и по личному составу из структурных подразделений.

Передача дел в архив организации

Скачать таблицу изменений по налогам в году. Скачать таблицу изменений в трудовом законодательстве с года. Сегодня для вас открыт бесплатный доступ к журналу "Главбух". Чтобы создать архив, вначале утвердите для этого документы. После выделите помещение для архива, поддерживайте условия хранения, правильно размещайте документы и проверяйте их состояние п. Положение об архиве. Архив в компании — отдельное структурное подразделение, как отдел кадров или бухгалтерия.

Давайте в этой статье рассмотрим, как проходит передача дел в архив организации. В первую очередь возникает два вопроса — какие документы требуется подготовить и за какие годы. В последнем случае, прежде всего, имеют в виду дела по личному составу. Но все же в отдельных случаях по решению руководства допускается передавать и такие дела в архив например, нет места для хранения в отделе.

.

.

.

Согласно правилам документы сдаче в архив подлежат не позднее 3-х лет в график сведения о сроках и участниках передачи документов в архив.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.